OGT 09-02

AS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO E OS SISTEMAS DE GESTÃO INTEGRADOS

 

 

Área Temática: Organização, Gestão e Trabalho

 

 

TEIXEIRA, Elizete Antunes1

MENDONÇA, Fabrício Molica de2

SOUZA, Francis Lelis de3

 

 

1. INTRODUÇÃO

 

A competitividade atual tem forçado as organizações a buscarem e implantarem novos modelos de gestão que as auxiliem na conquista de novos mercados consumidores e, ainda, a permanência nestes. A Tecnologia da Informação é um recurso que - estando em sintonia com as necessidades e objetivos dos usuários - possibilita maior eficiência e eficácia no relacionamento interno e externo das organizações, evidenciando, assim, agilidade e qualidade no processo da tomada de decisão.

A necessidade da busca pelas informações, bem como, seu processo de divulgação são características marcantes dos agentes de produção e comercialização de bens ou serviços em uma época caracterizada por intensa oferta de recursos que busquem o aprimoramento e eficácia no relacionamento entre fornecedores, empresas e clientes. Desse modo conquista e permanência em um mercado, exige um relacionamento mais estreito e eficaz entre os diversos agentes participantes componentes de uma cadeia, exigindo-se para isto o uso de uma tecnologia que possibilite a melhor adequação ao ambiente em que se insere, por meio do oferecimento de condições que propiciem o alcance dos objetivos inerentes e característicos a cada organização.

Este trabalho, propõe um estudo das novas tecnologias de informações, bem como, os novos modelos de gestão integrados que tem sido desenvolvidos em função destas tecnologias. A implantação da tecnologia da informação, condizente com a realidade, permite maior adaptabilidade e competitividade.

 

2. REFERENCIAL TEÓRICO

 

2.1 A evolução das tecnologias

 

O processo evolutivo das tecnologias  é marcado por várias fases, dentre elas destacam a Revolução Industrial e atualmente a Revolução da Informação.

A primeira fase da Revolução Industrial (segunda metade do séc.XVIII) caracterizou-se pela invenção da máquina e por uma nova fonte de energia, o vapor. A Segunda fase, (fins do séc. XIX) foi marcada pela incorporação de novos conhecimentos e inventos no sistema produtivo e no dia-a-dia das pessoas, tais como o automóvel, o avião, o telégrafo e o telefone, dentre outros. Sendo o telefone e o telégrafo, os antepassados remotos dos atuais instrumentos de Tecnologia da Informação. ALBERTIN, (1996)

            A Revolução Tecnológica, conhecida como Terceira Revolução Industrial, inicia-se um acirrado desenvolvimento de recursos capazes de maximizar e incrementar o fluxo de dados relevantes.

BRUM, (1999) identifica a revolução tecnológica como sem precedentes e extremamente veloz, em cuja vanguarda está o extraordinário desenvolvimento da informática, que se incorpora cada vez mais em todas as atividades humanas. Graças ao grande desenvolvimento da Informática, principalmente após a Segunda Guerra Mundial, tem-se hoje, recursos de alta eficiência e adaptabilidade aos mais variados ramos de organizações e, ainda mostram-se como tecnologias capazes de oferecer velocidade e precisão progressivas, identificando-se com o ambiente organizacional em uma sociedade competitiva e, por isso, a cada dia mais exigente em termos de qualidade em produtos, serviços e na satisfação nos relacionamentos. A convergência das telecomunicações com a informática possibilitou mais agilidade das informações dentro das cadeias produtivas e nos mercados financeiros, etc.

Segundo SHIOZAWA, (1993), o enorme salto das telecomunicações e das tecnologia integradas de informação estão transformando a sociedade industrial em uma sociedade de informações.

As organizações estão descobrindo a necessidade dos sistemas de informação baseados em novas tecnologias, as quais proporcionam agilidade e confiabilidade das informações para gerenciamento eficiente, efetivo e eficaz. Sobretudo quando há uma sintonia entre usuário e tecnologia, possibilitando melhor aproveitamento dos recursos e melhores condições para o alcance dos objetivos da organização

            De acordo com STONER (1995), todas as funções da Administração - planejamento, organização, liderança e controle - são necessárias para o bom desempenho da organização. Para apoiar essas funções, são de destacada importância os sistemas que fornecem aos administradores informações que permitem interação com os demais parceiros participantes em uma cadeia de suprimentos

             Nesse sentido, OLIVEIRA (1996) ressalta que a implementação de um Sistema de Informação significa uma mudança muitas vezes profunda na organização, sendo necessário portanto planejamento e preparação para que seu sucesso seja garantido.

A tecnologia fornece alta velocidade e permite o manuseio de enormes volumes de informação, dando forma concreta às redes. Permite transportar, voz ou imagem. Interliga computadores, bases de dados e aplicações. Elimina distâncias, aproxima fonte e destino, integra organizações e traz qualidade de vida. (SHIOZAWA, 1993).

As tecnologias de informações exigem primordialmente uma adequação às habilidades e necessidades dos recursos humanos e destes às inovações tão características e freqüentes nos recursos de informações.

 Segundo GONÇALVES & GOMES (1993), a intensidade de reações que os trabalhadores podem ter  frente às inovações tecnológicas pode ser compreendido tendo em vista a análise de dois efeitos individuais causados por este processo:

·        Technostress – inabilidade de acompanhar as mudanças causadas pelo computador, de modo saudável;

·        Cyberphobia – medo de computadores e coisas relacionadas a eles.

 

Muitos desses temores se deve `a falta de experiência prática dos novos usuários com o computador, o que os leva a temer serem considerados incompetentes, cometerem erros ou mesmo perderem o controle.

BAHIA (1995) expõe que a informação na sociedade moderna se relaciona de tal modo que a sua inexistência ou a sua irregularidade produz um sentimento de frustração coletiva e de involução social. Quanto mais freqüente, mais exata, mais rápida a informação, maiores os benefícios sociais dela decorrentes.

 

2.2 O Gerenciamento e as Tecnologias de Informações

 

Desde a Revolução Industrial e, principalmente, a partir do período pós-Segunda Guerra Mundial a sociedade vem experimentando um progresso tecnológico em termos de  velocidade jamais visto nas mais diversas áreas do conhecimento. A Tecnologia da Informação (T.I.) certamente foi uma das que mais se destacaram neste tempo, o que possibilitou o desenvolvimento e aprimoramento de várias formas de gerenciamento.

            Assim, ALBERTIN (1996) destaca que a tecnologia tem facilitado às equipes, a combinação, de maneira mais flexível do tempo, da distância e da memória, permitindo que as habilidades presentes na empresa, independentemente de sua alocação na estrutura organizacional, possam ser melhor utilizadas. Promove-se uma redistribuição de poder, funções e controle, realocando-as onde são mais eficazes.

Tanto para especializar-se como para agilizar o relacionamento com os fornecedores, e ainda, para melhor atender ao cliente, utilizam-se os sistemas de informações e a automação comercial. Desta forma, as tecnologias de informações vêm sendo utilizadas para aperfeiçoar a produtividade, reduzir custos e controlar toda uma cadeia de suprimentos, como também para as atividades de gerência. As tecnologias de informações têm transformado a forma de competição entre alguns setores, vistas sob alguns aspectos, como:

· Ganhos de produtividade - Em que o uso da T.I. amplia os horizontes do comércio varejista, elevando o grau de conhecimento do negócio e, consequentemente, tornando mais confiável o controle sobre as operações comerciais;

· Relacionamento entre a empresa e o fornecedor - O surgimento de grandes lojas especializadas tem modificado a forma de consumo e a distribuição de mercadorias na sociedade. As cadeias de distribuição passam a colocar à disposição informações periódicas que confiram aos fabricantes dos produtos facilidade maior em produzir o que o consumidor espera encontrar nas lojas;

· Relacionamento entre empresa e cliente - A proximidade do consumidor e as informações quanto  ás suas necessidades e preferências, colhidas por meio da informatização dos estabelecimentos e tendo como entrada de dados os terminais (Ponto de Venda), trazem para o comércio a oportunidade de conhecimento de seus usuários, prestando ao cliente um serviço adequado, e os fornecedores focalizando a produção nos produtos mais solicitados e identificando novas demandas por produtos e ou serviços a serem desenvolvidos

FILHO (1994), destaca que todas as organizações estão voltadas para o atendimento de interesses coletivos ou grupais, e, para tanto, precisam estar organizadas para atingirem os objetivos a que se propõem. Somente na medida em que cumprirem satisfatoriamente suas finalidades, de maneira sustentável, é que as instituições garantem sua existência e permanência no mercado.

Devem atentar-se para algumas das principais dificuldades frente a este novo cenário, que são a de adequar seu sistema produtivo de maneira que seja mais eficientes e ágil e, atender a demanda e melhorar a gestão da cadeia (Supply Chain Management), para não comprometer o sistema produtivo. CARVALHO, (2001)

O Supply Chain Management (Gestão da Cadeia de Suprimentos) tem sua origem na função logística é definido por WOOD & ZUFFO (1999), como uma metodologia desenvolvida para alinhar todas as atividades de produção de forma sincronizada, visando reduzir custos, minimizar ciclos e maximizar o valor percebido pelo usuário final.

A necessidade de aproveitar as vantagens de uma atuação conjunta fez surgir a metodologia do Supply Chain Management - “um conjunto de atividades que integram as funções das empresas de uma cadeia, desde o pedido da matéria-prima até o consumidor final” (FOX et al, 1999).

VOLLMANN & CORDON (1996) afirmam que um dos objetivos básicos da Supply Chain Management é a maximização das potenciais sinergias entre as partes da cadeia produtiva, de forma a atender melhor o consumidor final, tanto pela redução dos custos quanto pela adição de valor aos produtos finais.

A Figura 1 apresenta de forma esquemática a Supply Chain Management para a produção de um bem qualquer. Pode-se perceber que o fluxo de demanda inicia-se com o consumidor final, pois é este membro da cadeia que define as características, quantidades e freqüências das entregas dos produtos. A partir deste membro, estas informações são transferidas para outros membros da cadeia, conforme o sentido da seta mostrado na figura, até que cheguem aos fornecedores de matéria-prima. O fluxo de produtos terá um sentido contrário ao fluxo de demanda, com exceção para reclamações e devoluções de produtos não aceitos pelos clientes. A utilização correta da Supply Chain Management minimiza essas devoluções, por esse motivo o esquema do fluxo de produtos possui apenas um sentido, o do consumidor final.

Figura 1 - A cadeia de suprimentos para a produção de um bem qualquer.

 

É importante notar que a Supply Chain Management introduz uma interessante mudança no paradigma competitivo, na medida em que considera que a competição no mercado ocorre, de fato, no nível das cadeias produtivas e não apenas no nível das unidades de negócios isoladas, como estabelece PORTER (1980).

ALBERTIN (1996) ressalta que hoje as Tecnologias da Informação representam um importante papel como parte da infra-estrutura, de aumentar a eficiência do sistema produtivo, analogamente ao papel desempenhado por uma adequada rede de transportes, um sistema educacional que produza mão-de-obra de qualidade adequada, um sistema de portos eficientes e assim por diante.

            Sendo assim, as tecnologias de informações permitem o gerenciamento das relações entre fornecedores, empresa, distribuidores, atacadistas, homebrokers, operadores logísticos e clientes, ou seja, os agentes da cadeia, através do intercâmbio de informações sobre os pedidos, as entregas de produtos e ou serviços, controle do nível de estoque, pagamentos de duplicatas, intercâmbio de documentos, dentre outros aspectos.

 

 

2.3 Os Sistemas de Gestão Integrada

 

            A busca pela eficiência e eficácia no meio organizacional, tendo como meta a produção de bens ou serviços que satisfaçam o cliente final necessita de disponibilidade de dados seguros e precisos sobre o mercado, clientes, fornecedores e também a respeito da própria organização em sua atividade. Nesse sentido, optar pela implantação ou implementação de um sistema de gestão que possibilite a integração significa caminhar ao encontro de uma situação de maior controle das atividades  da organização em seus aspectos internos e externos.

            Integrar mais informações e mais conhecimentos em produtos, serviços e decisões é a emergência da função vital que representa hoje a gestão da informação e do conhecimento. FREITAS & LESCA, (1992).

            Contudo, o gerenciamento, tendo como recurso um sistema de gestão integrada, exige uma habilidade e conhecimento, por parte do tomador de decisões, frente à grande disposição de informações disponíveis em um determinado momento. Por outro lado, conforme STAIR (1998), se a informação não condiz  à situação, não é fornecida no tempo certo, ou é complexa demais para ser compreendida, ela pode ter pouco valor para a organização.

            Conforme ALBERTIN (1996), a implementação de um sistema de Informação é mais do que simplesmente instalar um sistema desenvolvido e treinar usuários a utilizá-lo. Para que esta implementação alcance e ainda possa oferecer o que se espera  é necessário, desde o início de seu desenvolvimento até sua efetiva implementação, estudar o contexto no qual ele atuará e formar um ambiente propício para garantir seu desenvolvimento, sua implementação, sua aceitação e uso. Integrar os diversos setores de uma organização exige, primeiramente a ciência dos anseios e a possibilidade de adequação de um determinado modelo de sistema de integração às peculiaridades existentes no ambiente organizacional e deste  ao modelo.

Para que seja possível atuar em um cenário competitivo, muitas empresas têm implementado uma série de práticas e conceitos eficazes da Supply Chain Management. Tais práticas visam, sobretudo, a simplificação e a obtenção de cadeias produtivas mais eficientes. Dentre essas práticas, PIRES (1998) destaca:

 

·        Reestruturação e consolidação do número de fornecedores e clientes, implicando na redução e aprofundamento das relações com o conjunto de empresas com as quais realmente se deseja desenvolver relacionamentos colaborativos e com resultado sinérgico.

·        divisão de informações e integração da infra-estrutura com clientes e fornecedores,     propiciando entregas just-in-time e redução dos níveis de estoques. A integração de sistemas computacionais e a utilização de sistemas, como o Efficient Consumer

     Response (ECR), entre fornecedores, clientes e operadores logísticos podem permitir a

      prática, por exemplo, da reposição automática do produto na prateleira do cliente;

·        Resolução conjunta de problemas e envolvimento dos fornecedores desde os estágios  iniciais do desenvolvimento de novos produtos;

·        Concepção de produtos que facilitem o desempenho da logística da cadeia produtiva e escolha de um operador eficiente para administrá-la;

·        compatibilização da estratégia competitiva e das medidas de desempenho da empresa à realidade e aos objetivos da cadeia produtiva (alinhamento estratégico).

 

            Neste  contexto, os modelo de sistema de gestão integrada estudados foram o EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados, Sistemas de Inteligência Artificial e Especialistas, ERP (Planejamento dos recursos Empresariais), SAP R3, ECR (Resposta Eficiente ao Consumidor), os quis se destacam pela  capacidade de proporcionarem uma estrutura que permite a tomada de decisões, baseando-se em informações internas e externas seguras, confiáveis e em tempo hábil.

 

3 METODOLOGIA

 

A metodologia para o desenvolvimento consistiu em análise bibliográfica e através de pesquisa na INTERNET, foi possível conhecer algumas das novas tecnologias de informações disponíveis no mercado e os novos modelos de gestão que surgiram a partir dessas novas tecnologias.

 

4 DEMONSTRAÇÃO DOS RESULTADOS

 

4.1- Sistemas de gestão integrada

 

4.1.1        Inteligência Artificial e Especialistas

           

O Sistema de Inteligência Artificial (I.A.) é um vasto campo que contém diversos componentes importantes como sistemas especialistas, robótica, sistemas de visão, processamento de linguagem natural, sistema de aprendizagem e redes neurais. Muitos desses campos são relacionados; os avanços em um deles podem ocorrer simultaneamente ou provocar avanços em outros. Um Sistema de Inteligência Artificial inclui as pessoas, procedimentos, hardware, software, dados e conhecimento necessário para desenvolver sistemas computacionais e máquinas que demonstram características de inteligência (STAIR, 1998).

Etimologicamente a palavra inteligência vem do latim inter (entre) e legere (escolher), inteligência significa aquilo que nos permite escolher entre uma coisa e outra. Inteligência é a habilidade de realizar de forma eficiente uma determinada tarefa. A palavra artificial vem do latim artificiale, significa algo não natural, isto é, produzido pelo homem. Portanto, inteligência artificial é um tipo de inteligência produzida pelo homem para dotar as máquinas de algum tipo de habilidade que simula a inteligência humana. (http://biocomputer.vila.bol.com.br/inteligenciartificial.htm)

RICH, (1988) define o Sistema de Inteligência Artificial como um estudo de como fazer os computadores realizarem tarefas em que, no momento, as pessoas são melhores.

De acordo com RIBEIRO, (1988), a Inteligência Artificial é uma parte da computação que procura tornar uma máquina menos ” burra”, através de algorítimos e técnicas simulando situações consideradas especificamente como humanas, tais como: compreensão de linguagens naturais; reconhecimento de padrões; jogos de estratégia; demonstração automática de teoremas; otimização de sistemas de recuperação; programação automática; robótica; sistemas de consultoria especializados.

Essa área da ciência foi sempre alvo de muitas especulações, debates e críticas estimuladas principalmente pelas idéias projetadas pelas estórias de ficção científica. (http://biocomputer.vila.bol.com.br/inteligenciartificial.htm)

Conforme STAIR (1998), dos pioneiros da Inteligência Artificial aos pesquisadores de hoje, ênfase tem sido dada ao desenvolvimento de máquinas com comportamento inteligente. Algumas das características específicas do comportamento inteligente incluem a capacidade de realizar o seguinte: aprender com a experiência; aplicar o conhecimento adquirido da experiência; tratar situações complexas; resolver problemas quando faltam informações importantes; determinar o que é importante; capacidade para raciocinar e pensar; reagir rápida e corretamente a novas situações; compreender imagens visuais; processar e manipular símbolos; ser criativo e imaginativo e a utilização da heurística (normas práticas advindas da experiência).

Segundo esses mesmos autos, desde que o nome Inteligência Artificial foi definido nos anos 50, os especialistas tem discordado quanto à diferença entre inteligência natural e artificial. Por exemplo, existe uma diferença entre vida baseada no carbono (vida humana ou animal) e a vida baseada em silício (um chip de computador) em termos de comportamento? Atualmente existem profundas diferenças, mas elas estão diminuindo em número. Uma das forças motrizes por trás das pesquisas sobre Inteligência Artificial é a tentativa de compreender como os humanos realmente raciocinam e pensam. Acredita-se que a capacidade de criar máquinas que possam raciocinar só será possível quando realmente entendermos nossos próprios processos para fazê-lo.

De acordo com RIBEIRO (1988), um sistema especialista é aquele que é projetado e desenvolvido para atender a uma aplicação determinada e limitada do conhecimento humano. É capaz de emitir uma decisão, com apoio em conhecimento justificado, a partir de uma base de informações, tal qual um especialista de determinada área do conhecimento humano. Um sistema especialista deve, além de inferir conclusões, ter capacidade de aprender novos conhecimentos e, desse modo, melhorar o seu desempenho de raciocínio, e a qualidade de suas decisões.

STAIR (1998), ressalta que os sistemas especialistas computadorizados têm sido desenvolvidos para diagnosticar problemas, prever eventos futuros e auxiliar no projeto de novos produtos e sistemas e ainda, nos mostra as características de um sistema especialista, são elas: explicar seu raciocínio ou a decisões sugeridas; apresentar comportamento inteligente; manipular informações simbólicas e tirar conclusões; tirar conclusões de relacionamentos complexos; proporcionar conhecimento portátil; podem lidar com a incerteza.

RIBEIRO (1988) destaca as partes que compõem um sistema especialista, são as seguintes: processador de linguagem natural; justificador de conhecimento; rascunho (quadro negro); base de conhecimento; sequenciador; interpretador e reforçador de consistência.

A prática do gerenciamento exige, na maioria das vezes uma habilidade que poderá vir a ser ampliada quando o gerenciador tem ao seu  dispor, meios que o apoie na busca de dados realmente condizentes com a realidade do seu ambiente. O Sistema de Inteligência Artificial e também os Sistemas Especialistas, são meios importantíssimos para a concretização deste fato, uma vez que tendo-os e sabendo operá-los de maneira eficiente, o tomador de decisões contará com um recurso de precioso valor à sua prática.

Os recursos dos Sistema Especialistas podem ser utilizados para resolver problemas em todos os campos e disciplinas e podem proporcionar auxílio em todos os estágios do processo de solução de problemas. Os sucessos obtidos mostram que os Sistemas Especialistas são bons no estabelecimento de metas estratégicas, planejamento, projetos, confecção de cronogramas, monitoramento e diagnose. Os Sistemas Especialistas dão suporte à tomada de decisões e aos processos empresariais de valor adicionado de uma organização. A decisão tomada pelo Sistema Especialista ajuda a acelerar a decisão da direção de uma empresa financeira, por exemplo. Ele pode notificar mais rapidamente aqueles cujos pedidos de empréstimos foram rejeitados, bem como fornecer financiamentos mais rápidos para os que foram considerados confiáveis. Com essa capacidade, o Sistema Especialista pode atuar como um colega ou sócio no fornecimento de informações e assistência nas decisões. (STAIR, 1998).

 

4.1.2 Intercâmbio Eletrônico de Dados - EDI

 

A sigla EDI representa o conceito de Electronic Data Interchange (intercâmbio eletrônico de dados). Basicamente, consiste em um conjunto de protocolos de comunicação projetados para permitir a troca de dados e execução de transações comerciais automaticamente em computadores diferentes. Isto é feito através de "versões eletrônicas" padronizadas de documentos comerciais. O surgimento do EDI aconteceu na década de 1960 nos Estados Unidos graças ao trabalho de associações comerciais e setoriais, como a da indústria automobilística com fornecedores e clientes, visando maior eficiência da produção, e das companhias aéreas, para controle e reserva de passagens. (PIRES, 2000).

            O Intercâmbio Eletrônico de Documentos (EDI) surgiu para simplificar, automatizar e agilizar todos os processos que envolvem a comunicação entre as organizações. Os benefícios de sua implantação incluem economia de papel, fax e telefone, melhorando as relações entre os parceiros comerciais. Ao disponibilizar de maneira rápida e precisa as informações, facilita ainda o planejamento das atividades diárias das empresas. as informações. Acessível a pessoas com conhecimentos mínimos de informática, essa tecnologia pode ser utilizada por qualquer organização, requerendo apenas um microcomputador, modem, linha telefônica e um software específico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos. (www.sintel.com.br/pq.htm).

            De acordo com FILHO (1996), o EDI propõe abarcar todas as trocas de documentos e informações entre todos os participantes de transações. Neste sentido, os conceitos fundamentais no EDI são a rede, a parceria e a ausência de papel. O EDI é uma rede de acesso restrito aos clientes do provedor, que permite a conexão entre os sistemas eletrônicos de informação entre empresas, independentemente dos sistema e procedimentos utilizados no interior de cada uma.

            Através do EDI, vendedores podem fornecer dados on-line ao departamento de vendas da empresa, eliminando o trâmite de pilhas de papéis e reduzindo a margem de erros de re-digitação, proporciona também o reabastecimento contínuo, aumentando a eficiência do atendimento ao cliente, além da redução de custos nesses processos (www.sunline.com.br/empresa/edi.htm)

            Segundo PIRES (2000), a configuração típica de EDI é aquela em que diversos clientes do serviço trocam informações entre si através de um provedor de serviço de EDI. Este provedor recebe o nome de VAN (value-added network). O papel de uma VAN é o de centralizar informações recebidas dos diversos clientes e, ordenadamente, transmiti-las aos respectivos receptores. Tão importante quanto isto, as VANs garantem uma uniformidade das informações que trafegam entre seus clientes. Isto evita que, por exemplo, uma empresa que seja sua cliente tivesse que se ligar a cada um de seus fornecedores e consumidores com os quais quisesse implantar EDI, possivelmente usando protocolos diferentes com cada um deles. Na prática, nem todos os usuários de EDI utilizam os serviços de uma VAN, quase sempre porque já possuem um sistema próprio para comunicação entre computadores.

            Hoje, temos o Web EDI, que se caracteriza principalmente por fazer a integração entre os ambientes EDI e INTERNET.

            De acordo com REDE (2000), o processo de Web EDI apresenta algumas características que podem ser bastante atraentes para empresas interessadas em manter uma comunicação on line com seus parceiros de negócios mas não tem como investir em um sistema EDI convencional:

 

·        é acessível a partir de qualquer PC e qualquer browser (programa de interface com a rede mundial) possui sistemas de segurança que a Internet, sozinha, não apresenta, como normalmente, não é preciso fazer investimentos em equipamentos e software, pois as empresas costumam ter a infra-estrutura básica necessária (linha telefônica, acesso à Internet e computador com browser);

·        permite, via Internet, transferir arquivos e formulários;

·        não exige conhecimentos prévios em EDI;

·        sistema conta com formulários-padrão para pedidos, faturas, confirmação de pedidos e

      faturas, tabela de preços, cadastro de produtos e outros;

·        mapeamento e a tradução são transparentes para o usuário;

·        cadastramento pode ser feito on line, via Internet;

·        traz redução de custos e agilidade nos processos empresariais.

 

4.1.3 Planejamento Integrado de Recursos –ERP

 

Conforme RODRIGUES, (2000) o ERP (Enterprise Resources Planning) ou Sistema Integrado de Gestão de empresa é um agrupamento coerente de softwares que lhes proporcionam visão das operações de sua empresa em tempo real. O ERP mostra como está sua empresa a cada instante, desde que sua  equipe introduza nele as informações relevantes para a descrição de sua  empresa.

Os sistemas ERP surgiram a partir da evolução dos sistemas MRP (Material Resource Planning). Neles, foram agregados as funções de programação mestre da produção, cálculo grosseiro de necessidades de capacidade, cálculo detalhado de necessidade de capacidade, controle do chão de fábrica, controle de compras e, mais recentemente, Sales & Operations Planning. Dessa forma, os sistemas MRP deixaram de atender apenas as necessidades de informação referentes ao cálculo da necessidade de materiais, para atender às necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial sobre outros recursos de manufatura (Manufacturing Resource Planning - Planejamento de Recursos de Manufatura). (ROZENFELD & ZANCUL, 1999).

Os sistemas ERP são compostos por uma base de dados única e por módulos que suportam diversas atividades das empresas. Os dados utilizados por um módulo são armazenados na base de dados central para serem manipulados por outros módulos, eliminando redundâncias e inconsistências nas informações. Como o ERP integra módulos que antes operavam isoladamente, fica mais fácil parametrizar e alterar dados no sistema. (www.uol.com.br/cultvox/novos_artigos/sistemaserp.htm)

Segundo FREZATTI & TAVARES, as principais aplicações dos sistemas integrados hoje conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning) dizem respeito às áreas de: suprimentos, manutenção de equipamentos, orçamentos, produção, previsão de vendas, controle de estoques, registros fiscais, contabilidade, contas a pagar e fluxo de caixa.

De acordo com RODRIGUES (2000), a empresa que incorpora o ERP adquire duas características essenciais:

 

·        Velocidade de funcionamento, e

·        Precisão, rigor e qualidade de funcionamento.

 

Estas propriedades, que poderiam ser obtidas de outras formas, com o ERP resultam a custos muito inferiores, e com simplicidade.

 

 

4.1.4 O Sistema Aplicações e Produtos-SAP R3

 

            No ano de 1972 surgiu a empresa alemã SAP – Systems Applications and Products (Sistema, Aplicações e Produtos para Processamento de Dados). A idéia por trás dessa iniciativa era a criação de uma solução única, totalmente integrada, capaz de automatizar todos os processos inerentes a uma empresa. Após 29 anos, surgem 10 milhões de usuários. A SAP é considerada como a terceira maior empresa de software do mundo - a primeira em software de gestão empresarial -, empregando mais de 24 mil pessoas em 50 países diferentes e contando com mais de mil parceiros. Os softwares SAP rodam em mais de 36 mil instalações, espalhadas por 120 países, e são atualmente utilizados por empresas de todos os tamanhos, incluindo mais da metade das 500 maiores empresas do mundo: Air France, Audi, Bayer, BMW, Bosch, Burger King, Deutsche Bank, Heineken, Honda, KPMG, Lufthansa, MLP, Nestlè, Nokia, Osram, Pfizer, Siemens, Texaco Worlwide,

            A SAP emprega um total de 6.655 desenvolvedores de software ao redor do globo. Como complemento ao maior centro de desenvolvimento na matriz da SAP, em Walldorf, Alemanha, a rede de laboratórios de desenvolvimento da empresa tem escritórios em Palo Alto (EUA), Tokyo, Bangalore (Índia) e Sophia Antipolis (França), assim como nas cidades alemãs de Berlim, Karlsruhe e Saarbruecken.  A subsidiária brasileira, no país desde 1995, compartilha do sucesso do grupo. A SAP Brasil encerrou o ano de 2000 com uma base de mais de 380 clientes.(www.sap.com.br)

            O SAP R3 constitui-se um programa de computador voltado para gestão de empresas. Sua estrutura é baseada no agrupamento das funções de negócios em módulos que funcionam de forma integrada. Os módulos são integrados e contém a maior parte das funcionalidades necessárias às grandes corporações, incluindo manufatura, finanças, vendas, distribuição e recursos humanos. A configurabilidade do sistema é tornada possível por 8000 tabelas que administram desde a estrutura corporativa até a política de desconto a ser oferecida aos clientes. O sistema oferece o processamento de informações em verdadeiro tempo real ao longo da empresa onde estiver implementado. Este software é utilizado para interligar os mais diversos setores de uma empresa, bem como várias empresas de um mesmo grupo e, empresa a seus fornecedores e distribuidores; ele interliga toda a Cadeia de Suprimentos e através dele, a empresa consegue definir áreas de acesso para os mais diversos setores e seus fornecedores.

            Através do SAP R3 a empresa está ligada como um todo e as informações sobre os mais variados aspectos e conteúdos estarão disponíveis para serem utilizadas pelos setores que precisam dela.  Outra vantagem de se adotar o SAP R3, é que não importa onde se esteja, um executivo pode, por exemplo, obter informações de uma filial situada em qualquer ponto do país.

            Informações que antes de sua implantação eram privilégios de alguns, favorecendo a formação de um ambiente empresarial composto por pessoas e departamentos que viam na posse da informação um instrumento de poder, a partir da implantação deste sistema, passaram a não mais continuar agindo desta maneira. O SAP R3 possibilita um acesso à informação àqueles que realmente a necessitam como insumo à tomada de decisão no dia-a-dia de suas funções.

            O sistema de informações SAP R3 permite maior velocidade de informações intra e interdepartamentos em uma empresa, além de informações sobre o mercado, possibilitando o gerenciamento e o processo decisório

 

 

4.1.5 O sistema de Resposta Eficiente ao Consumidor - ECR

 

            ECR é a sigla em inglês de Efficient Consumer Response que pode ser traduzido como Resposta Eficiente ao Consumidor. É uma estratégia da indústria supermercadista na qual distribuidores e fornecedores trabalham em conjunto para proporcionar maior valor ao consumidor. Através do foco na eficiência da cadeia de suprimento como um todo, ao invés da eficiência individual das partes, reduz-se os custos totais do sistema, dos estoques, e bens físicos ao mesmo tempo em que o consumidor tem a possibilidade de escolher produtos mais frescos e de maior qualidade.(www.unitnet.com.br)

      De acordo com ROSENBURG (1999), a base do ECR é a informação. O sistema reune transmissão eletrônica de dados, padronização do transporte e pesquisa dos hábitos de compra do consumidor.

            O conceito surgiu nos Estados Unidos no início dos anos 90, chegando ao Brasil na segunda metade daquela década. O sistema ECR já tem associações independentes na Europa e na América do Sul para fazer com que as redes de supermercados, seus distribuidores e fornecedores trabalhem em conjunto. Dessa forma, empresas conseguem realizar seus processos de forma mais rápida e reduzir os custos. O resultado final do ECR é a redução de custos para o consumidor final. O sistema permite que empresas de qualquer tamanho adotem tais tecnologias e procedimentos. No Brasil a Associação ECR Brasil é dirigida por um comitê executivo composto de 44 empresas comerciais, supermercadistas e atacadistas, tal associação objetiva a divulgação do sistema ECR e o trabalho conjunto Atualmente, empresas como Nestlé, Gessy Lever e Coca-Cola adotam os conceitos de ECR. (AMADEI, 2000).

            De acordo com PETER WANKE (2001, o ECR surge, portanto, com o objetivo de coordenar trocas de informações entre indústria e varejo, permitindo o estabelecimento de um fluxo de produtos e estoques sincronizado com as informações de venda obtidas em tempo real nos Pontos de Vendas (PDVs). Estas características do ECR permitem a melhoria do desempenho da cadeia de distribuição em quatro processos-chave:

 

·        Determinação do mix de produtos mais adequado em cada PDV,

·        Ressuprimento do mix na quantidade certa e no exato momento em que a demanda ocorre permitindo aumento no giro de estoques e redução nas perdas,

·        Promoções, a partir de melhor entendimento e coordenação das questões estratégicas e operacionais quanto à alocação de recursos,

·        Lançamento de novos produtos visando maximizar o valor na visão do cliente final, o que reduz as chances de insucesso.

 

Estes processos-chave, quando geridos conjuntamente entre fabricantes e varejistas, permitem que se obtenham substanciais reduções nos custos logísticos totais (transporte, armazenagem e estocagem).Manter as prateleiras dos PDVs adequadamente supridas de um determinado mix produtos sem incorrer em custos logísticos elevados pode tornar os varejistas mais competitivos em seu preço final. Implantar o ECR significa, então, buscar a redução de custos através da redução dos estoques, a redução dos estoques através do compartilhamento intensivo de informações entre fabricantes e varejistas, permitindo que se atinjam lead-times (tempos de resposta) praticamente iguais a zero.

Peter Wanke ressalta que este compartilhamento intensivo de informações, em que o fabricante é capaz de acessar e interpretar os dados de vendas e estoques do varejista, só é possível através do emprego de novas tecnologias de informação, como o EDI (Eletronic Data Interchange) que potencializam recursos de tempo e capital e eliminam todo e qualquer tipo de ineficiência da cadeia de valor. ).(www.cvl.na-web.net)

 

5 CONCLUSÃO

 

            As tecnologias de informações facilitaram o desenvolvimento dos sistemas integrados de gestão, ao quais permitiram um melhor fluxo de informações na forma digital. Ainda, Estimulou as organizações a buscarem o emprego e uso eficiente destes recursos, frente às exigências cada vez maiores de eficiência e eficácia, sobretudo na tomada de decisões.

            A utilização eficiente das potencialidades da informática, oferece excelentes oportunidades para maximizar a produtividade e alavancar o ciclo de negócio, possibilitando um melhor relacionamento interno e externo e ainda um melhor posicionamento no mercado.

            O ambiente organizacional carece de uma disponibilidade de informações, logo os sistemas de informação gerenciais possibilitam a disseminação de informações consistentes, permite um acompanhamento da realidade por parte daqueles que necessitam tomar decisões. A integração dos sistemas de gestão propicia condições para o aperfeiçoamento das atividades gerenciais evidenciando-se mais um recurso estratégico do gerenciador no que se refere ao planejamento, organização, direção e controle.

            A Tecnologia da Informação, que surgiu como ferramenta de redução de custos e agilizadora do processamento de informação, tem sido cada vez mais aplicada em todos os ramos da atividade humana, devido ao crescimento exponencial de seus recursos e habilidades. Diante desse cenário, milhares de organizações passaram a usar a Tecnologia da Informação não somente para automatizar processos repetitivos, reduzir despesas e agilizar tarefas, mas principalmente para viabilizar e otimizar  o relacionamento com os clientes e com o macroambiente, obtendo vantagem competitiva nos seus negócios.

Desta forma, o emprego da tecnologia de informação e dos sistemas integrados de gestão tem proporcionando substancial adição de valor às empresas que transformaram transações comerciais tradicionais em um sofisticado sistema de distribuição e, ainda, permite melhor relacionamento entre parceiros tais como: fornecedores, clientes, distribuidores, dentre outros agentes de forma eficiente e eficaz.

 

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1 Professora Auxiliar do Departamento de Ciências Administrativas e Contábeis da Fundação de Ensino Superior de São João del-Rei – FUNREI.

2 Professor Assistente do Departamento de Ciências Administrativas e Contábeis da Fundação de Ensino Superior de São João del-Rei - FUNREI

3 Acadêmico do Curso de Administração pela Fundação de Ensino Superior de São João Del Rei/FUNREI/MG.